برنامه یعنی رهنمودی که بدان وسیله سازمان برای رسیدن به هدف‌هایش منابع مورد نیاز را تأمین می‌کند و آن ها را در راه دستیابی به هدف‌های مورد نظر به مصرف می‌رساند (استونر،1382).
عدم وجود برنامه، باعث بحران مدیریتی می‌شود. برنامه‌ریزی وقت می‌گیرد، ولی در حقیقت باعث حفظ اوقات در درازمدت است و کلید اصلی در بهره‌برداری موثر از وقت می‌باشد. مدیرانی که برنامه‌ریزی نمی‌کنند و فقط دنبال حل مشکلات روزمره هستند، هرگز برای مشکلاتی که بروز می‌کنند، از قبل آمادگی کسب نکرده‌اند. برنامه‌ریزی، بسیاری از اقداماتی را که فرد در روزهای مختلف باید انجام دهد، مشخص کرده و از روزمرگی در امور جلوگیری می‌کند (اسلامی، 1373).
2-3-1-4- تفویض اختیار
تفویض ممکن است به شکل انتقال کامل وظایف از یک سطح بالاتر به سطح پایین تر تعریف شود. اغلب کارکنان مشتاق‌اند که مسئولیت بیشتری بپذیرند. تفویض اختیارات بیشتر، لیاقت وکارآیی را افزایش می‌دهد، غالباً به عهده کسانی است که احتمالاً نمی‌توانند در جریان تمام وقایعی که اتفاق می‌افتد، باشند (هاگمن،1380).
تفویض اختیار عبارتی است که معمولاً به صورت غلط تعبیر شده است و در موارد مختلف، به اشتباه از آن استفاده می‌گردد. تفویض اختیار زمانی معنی میابد که شما یکی از اعضا را آگاهانه انتخاب کنید و اختیار بخش از کاری را که وظیفه معمول خودتان است و در ازای انجام آن حقوق می‌گیرند به او واگذارید (الکوک،1382).
2-3-1-5- مدیریت ارتباطات
هر انسان از طریق شبکه‌ای از روابط با دیگران ارتباط برقرار می‌کند. علت وجودی چنین رابطه‌ای این است که ما برای رسیدن به هدف‌های خود به حمایت و پشتیبانی متقابل یکدیگر نیاز داریم (استونر،1379).
علاقه بند (1387) در تعریف ارتباط و بیان جایگاه آن در امور سازمان‌ها می‌گوید: «ارتباط، فراگرد تفهیم و تفهم یا انتقال معانی میان اشخاص و گروههاست. فعالیت وهمکاری در محیط سازمانی مستلزم وجود روابط انسانی توام با اعتماد متقابل میان مدیر و کارکنان است. روابط انسانی در پرتو ارتباط پدید می آید».
2-3-1-6- مدیریت جلسات
با رعایت بعضی از موارد می‌توان از اتلاف وقت در جلسات جلوگیری کرد:
- محورها و اهداف اصلی جلسه مشخص شود.
- افرادی که حضورشان در جلسه ضرورت دارد، دعوت شوند.
- تاریخ و ساعت و محل تشکیل جلسه مشخص شود.
- وقت لازم به محورهای اساسی بحث تخصیص داده شود (اسلامی، 1373).
2-3-2- تعاریف مدیریت زمان
گریگز می‌گوید: مدیریت زمان آن دسته از توانایی‌ها و مهارت‌هایی است که به کنترل بهینه زمان توسط فرد منجر می‌شود (ملک آرا، 1388).
به نظر سروش، مدیریت زمان ارائه شیوه‌های عملی و موثر صرفه‌جویی در وقت و مهار کردن آن جهت دستیابی به موقعیت بیشتر در کار وزندگی است. این شیوه‌ها عبارت‌اند از هدف‌گذاری، تعیین اولویت‌ها و رعایت اولویت‌ها (همان).
بهره‌برداری مطلوب از وقت در جهت دستیابی به اهداف مدیریت زمان یعنی به حساب آوردن هر دقیقه، حذف کارهای غیرضروری و پرداختن به ماهیت اصلی کاراست (ایمانی جاجرمی،1380).
2-3-3- اهمیت مدیریت زمان:
اگر باور داشته باشیم که زمان تنها ثروت غیرقابل ذخیره جهان است که در آن صورت می‌توان جمله معروف «وقت طلاست» را درک کرد. ارزش زمان از وقتی مطرح شد که انسان پی برد توسط این عنصر می‌تواند به خیلی از خواسته‌های خودش برسد و یا دور بماند و محدودیت عمر انسان برای دستیابی بر اهدافش جنگی را میان انسان و زمان آغاز کرده زیرا انسان همیشه با این ذهنیت و تفکر همراه است که زمان کمی را در اختیار دارد وبی جهت نیست پروفسور حسابی با آن همه کارنامه درخشان در آخرین روزهای زندگی‌اش اشاره کرده است؛ «هزاران کار نکرده دارم.» چه بسا اگر همین محدودیت و جنگ میان انسان و زمان نبود، او هیچ انگیزه‌ای برای دستیابی به اهدافش نداشت و با خود فکر می‌کرد که حالا وقت دارد (مجوزی،1381).
کنترل زمان و مدیریت آن یعنی به اختیار درآوردن بازه زمانی تأثیرگذار بر یک تصمیم و جدا کردن آن بازه از قطار زمان، به نحوی که گذر زمان بر آن تصمیم بی‌اثر شود. لحظه‌ای که ما توانایی آن را داشته باشیم که تصمیمات مناسبی اتخاذ یا انتخاب کنیم که گذر زمان بر اجرای آن ها بی‌تأثیر باشد می‌توان این‌گونه تعریف کرد: تثبیت عامل زمان در تصمیم‌گیری‌های آگاهانه (درودی، بی‌تا،به نقل از حراج چی،1390).
اساس مدیریت زمان بر مبنای انجام امور مهم و صرف زمان تا حد امکان برای کارهای مهم است. اکثر ما در این مورد خوب عمل نمی‌کنیم. ما زمان کافی صرف فکر کردن در امور مهم نمی‌کنیم. نتیجه تعیین مهم بودن یک چیز انجام دادن یا ندادن آن نیست، زیرا بسیاری امور بی‌اهمیت وجود دارند که شما باید به آن ها بپردازید. نتیجه تعیین اهمیت یک چیز مشخص کردن مدت زمانی است که باید صرف آن گردد. شما باید هر چه قدر می‌توانید زمان بیشتری صرف امور بااهمیت خود کنید سپری کردن زمانی اندک برای امور مهم و تلف کردن زمان برای چیزهای بی‌اهمیت واقعاً یک جرم است و باید برای انجام این جرم بعدها تاوان پس دهید و تاوان آن پشیمانی است (کرافت[1]،1385)
[1]. Kraft
