الوانی (1380) برای جلوگیری از اتلاف وقت مدیران چهار گام زیر را پیشنهادمی کند:

گام اول: حذف فعالیت‌هایی است که هیچ نیازی به انجام آن‌ ها نیست. این امر ممکن است با یک نه گفتن در مقابل اموری که هیچ نفعی برای سازمان ندارد، صورت گیرد.

گام دوم: تفویض اموری است که دیگران می‌توانند آن‌ ها را انجام دهند.

گام سوم: یافتن مواردی است که مدیر وقت دیگران را تلف می‌سازد و گاهاً موجب از میان رفتن وقت خویش نیز می‌گردد.

گام چهارم: از میان بردن وقت‌کشی می‌باشد که عبارت‌اند از عدم دید آینده‌نگری که به تکرار امور می‌ انجامد، وجود پرسنل بیش از حد، سازمان‌دهی نامناسب وعدم وجود اطلاعات صحیح و کاربرد نادرست اطلاعات.

3-3-5- مدیریت زمان و اسلام

مفهوم وقت یا زمان در زندگی اجتماعی و فردی، ما ارزش و اهمیت والایی دارد، به طوری که هیچ انسان عاقلی نمی‌تواند منکر آثار آن در زندگی روزمره شود. اسلام نیز ارزش والایی برای آن قائل شده است چنانکه در بنیادی‌ترین اصل عبادی اسلام یعنی نماز، زمان به عنوان یک عنصر ریشه‌ای دخالت دارد. حتی احکام قضایی اسلام هم با زمان مرتبط است. به هر حال مفهوم زمان آن قدر شأن و منزلت دارد که خداوند متعال به آن قسم یاد کرده است. بدون شک خداوند به چیزهایی قسم می‌خورد که ارزش بی‌اندازه داشته و در ترتیبات هستی موثرند تا چند سال قبل دانشمندان فقط با ابعاد سه گانه طول و عرض و ارتفاع آشنایی داشتند و امروزه با شناخت زمان در جزئیات هستی، این عنصر به عنوان بعد چهارم مطرح شده است با طرح این بعد، کلیه معانی به‌هم‌ریخته و نتایج عجیب و باورنکردنی به دست آمده است دانشمندان از این طریق و به کمک تجربیات علمی و فن آوری پیشرفته توانسته‌اند به حقایق بیشماری از رموز خلقت آگاه شوند. آن‌ ها دریافته‌اند که ماده محسوس چیزی جز یک انرژی متحرک نبوده و مطلق هم نیست در واقع از فرضیات مهمی که انیشتین ثابت کرده، این است که زمان در روی کره زمین ثابت و مطلق نیست (حراج چی،1390).

امام حسن (ع) در حدیثی می‌فرماید فرصت، زودگذر و دیر بازگشت است (بحارالانوار، جلد 78، یوسفی،1390). بزرگ‌ترین مدیر اسلام، امیر مؤمنان، علی (ع) دراین‌باره می‌فرمایند: از دست دادن فرصت اقدام ننمودن به کار در وقت مناسب باعث (غم و اندوه است) (نهج‌البلاغه، حکم 114).

در جای دیگر، فرصت را به ابر گذرنده تشبیه کرده و به استفاده از فرصت‌های نیکو تشویق می‌کند (نهج البلاغه ، حکمت 20).

3-3-6- سودمندی‌های مدیریت زمان

نکته ارزشمند مبحث مدیریت زمان، تنها کنترل وقت نیست، بلکه در این است که می‌توان از اوقات به دست آمده برای بهبود زندگی استفاده کرد سودمندی‌های مدیریت زمان، برای کسی که آن را به کار گیرد، به شرح زیر است:

1. دوری از ابتلا به پریشانی و سردرگمی
2. افزایش بازدهی وکارآیی
3. دستیابی موفقیت‌آمیز به اهداف
4. دست‌یابی به زندگی متعادل تر با فرصت و توان کافی برای پرداختن به کار، فراغت، خانواده و خویش (ایمانی جاجرمی،1380).

3-3-7- قوانین مرتبط با مدیریت زمان

در این قسمت، سه موضوع مهم در مورد مدیریت زمان، شامل قانون پارتو، قانون پارکینسون و قانون دقیقه نود مورد بررسی قرار خواهد گرفت

3-3-7-1- قانون پارتو[1]

قانون مشهور 20/80 که توسط اقتصاددانان ایتالیایی ویلفردو پارتو وضع شد در رابطه با مدیریت زمان بیشتر از جوانب دیگر زندگی تجارت صدق می‌کند پارتو در قرن نوزدهم به این نتیجه رسید که 20 درصد جمعیت کشور ایتالیا 80 درصد ثروت کشور را در اختیاردارند بعدها این اصل در سایر زمینه‌ها نیز مورد توجه قرار گرفت این قانون اعتقاد دارد که اگر تمام کارها را بر حسب اهمیتشان طبقه‌بندی نمایید ملاحظه می‌شود که 80 درصد نتایج از 20 درصد کارها عاید می‌گردد درحالی‌که از 80 درصد بقیه کارها 20 درصد نتایج به دست می‌آید پارتو اظهار می‌دارد که احتمالاً 80 درصد وقت مدیران صرف اموری می‌شود که 20 درصد بازدهی دارد درحالی‌که 20 درصد از فعالیت‌های می‌تواند 80 درصد بازدهی را در بر داشته باشد. در این صورت معنای آن این خواهد شد که روزانه از 10 کاری که انجام می‌دهیم 8 کار آن وقت ما را تلف می‌کند (مالکی،1390).

[1]. pareto