هرسی و بلانچارد (1988) معتقدند که بهره مندی از مهارت انسانی، نقش حائز اهمیتی در بهبود مدیریت سازمان دارد، این مهارت تحت تأثیر سه عامل مهم قرار دارد:

1- درک رفتار گذشته و شناخت علل بروز رفتار خاص کارکنان: مدیران باید بدانند که علت رفتار افراد چیست. مدیر هنگام کار با سایر کارمندان، باید بداند چرا آنان رفتار خاصی را از خود بروز می‌دهند هدف آنان چیست.

2- پیش‌بینی رفتار: درک رفتار گذشته کارکنان حائز اهمیت بسیار است؛ ولی مدیریت موثر کارکنان، مستلزم پیش‌بینی رفتار آنان است. مدیر باید پیش‌بینی کند که واکنش کارکنان در برابر اقدامات برنامه‌ریزی‌شده وی برای آینده چه خواهد بود. همچنین مدیر باید پیش‌بینی کند که در چه شرایطی چه رفتاری از کارکنان سر خواهد زد.

3- هدایت، کنترل و تغییر رفتار کارکنان: مدیر یعنی نفوذ بر رفتار دیگران و استفاده از آنان برای نیل به اهداف سازمان. بدیهی است که به‌کارگیری نیروی انسانی مستلزم درک رفتار آنها و پیش‌بینی واکنش‌هایشان خواهد بود؛ به گونه‌ای که زمینه نفوذ در کارکنان و تغییر رفتار آنان در جهت اهداف سازمان فراهم آید.

مهارت روابط انسانی مستلزم داشتن اطلاعات و شناخت علمی در زمینه‌های مشابه موارد زیر و تجربه عملی تا کسب مهارت در آن می‌باشد:

• • ابعاد مختلف انسان
  • رفتارهای فردی انسان
  • رفتارهای گروهی انسان
  • شخصیت انسان
  • فرهنگ و جو سازمانی
  • نیازها، علایق و انگیزه‌های انسان
  • روحیه وفاداری، تعهد و رضایت شغلی انسان

• پویایی گروهی، گروه‌های کار و کار گروهی
• هدایت و رهبری افراد
• مسائل دیگر مربوط به جنبه‌های انسانی کار (سید عباس زاده،1386).

2-2-1-3- مهارت ادراکی

رابرت کاتز (1974) مهارت ادراکی را این‌گونه تعریف می‌کند: توانایی درک پیچیدگی‌های کل سازمان و تصور همه عناصر و اجزای تشکیل‌دهنده کار و فعالیت سازمانی به صورت یک کل واحد. به عبارتی دیگر توانایی درک و تشخیص اینکه کارکردهای گوناگون سازمان به یکدیگر وابسته بوده، تغییر در هر یک از بخش‌ها الزاماً بخش‌های دیگر را تحت تأثیر قرار می‌دهد. این آگاهی سبب می‌شود که فرد به جای اینکه فقط بر مبنای هدف‌ها و نیازهای نزدیک و بلافصل خود عمل کند، اقدامات خود را بر مبنای هدف‌های کل سازمان استوار سازد (سیادت  و همکاران ، 1383).

منظور از مهارت مبتنی بر درک کلی (ادراکی) قدرت تلقی موسسه به صورت یک واحد کلی است؛ یعنی این که مدیر تشخیص دهد که چگونه هر یک از وظایف مختلف سازمان به دیگری وابسته است و تغییر در هر یک از قسمت‌ها، الزاماً قسمت‌های دیگر را نیز تحت تأثیر قرار می‌دهد. مهارت ادراکی را می‌توان تا درک وجود رابطه‌ی موسسه مورد نظر و صنعت به طور کلی، جامعه، عوامل سیاسی، اجتماعی و اقتصادی یک ملت تعمیم داده با تشخیص این رابطه‌ها و درک عناصر مهم در هر وضع مدیر خواهد توانست به نحوی عمل کند که موجبات پیشرفت سازمان به طور کلی فراهم گردد؛ بنابراین در هر تصمیم به مهارت ادراکی کسانی وابسته است که به اخذ تصمیمات مبادرت می‌ورزند و یا آن که تصمیم‌ها را به مورد اجرا می‌گذارند (رابینز،1375).

مهارت ادراکی سبب می‌شود که مدیران مدارس در تصمیم‌گیری مربوط به مؤلفه‌های آموزشی و درسی کمترین عوامل آموزشی برقرار سازند. این مهارت توانایی درک و تشخیص این مهم را به مدیران و رهبران آموزشی یادآور می‌شود که کارکردهای گوناگون سازمان مدرسه به یکدیگر وابسته‌اند و تغییر در هر یک از آن‌ ها باعث تغییر در بخش‌های دیگر می‌شود (خورشیدی، 1382).

مدیری که دارای مهارت ادراکی است دارای تجزیه و تحلیل ذهنی مسائل بوده و بدون توجه به امور جزئی، بر مجموعه آن‌ ها قبل از وقوع واقعه، اشراف دارد. لازمه این نوع مهارت عبارت است از کسب شناخت و اطلاعات در مورد تئوری های سازمان، تئوری های سیستم ها و      تئوری های علوم رفتاری (سید عباس زاده،1386).

مهارتهای ادراکی سبب می‌شود که مدیران مدارس در تصمیم گیری های مربوط به مؤلفه‌های آموزشی کمترین خطا را مرتکب شوند. ظرافت‌ها و پیچ و خم‌های مدیریت را بهتر درک کنند و ترکیب مناسب و معقولی بین عوامل آموزشی برقرار سازند. مهارت ادراکی توانایی درک و تشخیص این است که کارکردهای گوناگون سازمان به یکدیگر وابسته‌اند و تغییر در هر یک از بخش‌ها الزاماً بخش‌های دیگر را تحت تأثیر قرار می‌دهد (علاقه بند،1371).

مدیر آموزشی برای اینکه بتواند محیط آموزشی را بشناسد، روابط متقابل میان عوامل مختلف را درک کند، اولویت‌های آموزشی را تشخیص دهد، تصمیمات موثر اتخاذ کند و با اقدامات خود بهترین نتایج را عاید نظام آموزشی سازد باید از مهارت ادراکی قابل ملاحظه‌ای برخوردار باشد (علاقه بند، 1375).

مهارت ادراکی را نمی‌توان با طی کردن یک دوره‌ی آموزشی کسب کرد؛ زیرا فکر مدیران باید تغییر کندو در واقع، ادراکی فکر کردن به ادراکی عمل کردن تبدیل می‌شود (سلطانی، 1375). به جهت اهمیت کسب توانایی ادراکی، رابینز [1] پیشنهاد می‌کند که مدیران باید قبل از اینکه در  دوره‌های آموزش تخصصی به تحصیل بپردازد و یا تحصیل کرده باشد، باید قدرت ذهنی با توانایی تجزیه و تحلیل داشته باشند. مطالعه در متون سازمان و مدیریت، رفتار سازمانی،بودجه‌بندی و حسابداری و دانستن آمار کافی نیست، مدیر باید دارای تفکر منطقی بوده و توانایی درک روابط علت و معلول داشته باشد(میر کمالی،1379).

توانمندی کلی مدیر در اینکه درک کند و تشخیص دهد فعالیت‌های مختلف سازمان به هم وابسته‌اند و تغییر در هر واحد، واحدهای دیگر از سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهد تصمیم‌گیری‌های مدیر در جهت اثربخشی و رضایت کارکنان هدایت می کند. بر این اساس مدیران آموزشی و مدیر مدرسه باید بتواند شناخت کافی از محیط داشته باشند و به درک تعامل در عوامل مختلف توانا باشند، اولویت‌ها را تشخیص دهند و با اتخاذ تصمیمات موثر نتایج مطلوب را عاید سازمان خودنمایند (علاقه بند،1378).

وقتی مدیران از سلسله‌مراتب مدیریت یک شرکت (زنجیره ریاست) بالا می روند، نیاز بیشتری به مهارتهای لازم برای در نظر گرفتن کلی شرکت پدید می‌آید. مهارتهای فکر شامل توانایی‌های به‌کارگیری تفکر تأملی و انتزاعی و رسیدن به مفاهیم مناسب در جهت پیدایش یک نگرش در مورد شرکت (سازمان) و تدوین و اجرای طرح‌های استراتژیک می‌باشد. مهارت‌های فکری یعنی توانایی فهم ارتباط‌هایی که در بین قسمت‌های مختلف شرکت وجود دارد. یک مدیر مهارتهای فکری را برای شناخت ارتباطات بین عوامل موضعی گوناگون نیاز دارد تا بتواند تصمیمی بگیرد که بیشترین سود را برای کل شرکت داشته باشد. مدیران باید حائز توانایی تفکر و مفهوم بخشی در موقعیت‌های نظری و انتزاعی باشند. مهارتهای فکری این‌چنینی برای همه مدیران در تمام سطوح ضروری می‌باشد، اما با ارتقاء به سطوح بالاتر مدیریت، اهمیت بیشتری می‌یابند (کردستانی،1390).

خورشیدی (1382) در ذیل عنوان مهارتهای ادراکی می‌نویسد: لازمه تجهیز مدیران و رهبران آموزشی به مهارتهای ادراکی داشتن دو زمینه فکری الف: تفکر سیستمی ب: ذهنیت فلسفی است.

الف- تفکر سیستمی: یکی از پایه‌های اساسی مهارتهای ادراکی این است که مدیر مدرسه با عناصر و عوامل مدرسه به صورت یک سیستم برخورد کند. به طور کلی مدیران مدارس باید توجه کنند که در مدارس بین درون دادها (دانش‌آموزان، معلمان، تکنولوژی و غیره)، فرایند (روش‌های تدریس، شیوه‌ها و سبک‌های مدیریت و غیره)، برونداد (کارآفرینان و غیره)، بازخورد (عوامل فرهنگی، اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و غیره) و عوامل بیرونی حاکم بر مدرسه یک رابطه تعاملی وجود دارد و لازمه پویایی در مدارس نگریستن به همه عوامل مذکور با یک نگرش سیستمی است. به بیان دیگر مدیریت و رهبری آموزشی اثربخش در گرو هماهنگی بین عوامل درونی و بیرونی مدرسه است.

ب- ذهنیت فلسفی: دومین عامل زیربنای مهارت ادراکی، ذهنیت فلسفی است. ذهن فلسفی به مدیران و رهبران آموزشی کمک می‌کند تا بر خورد با مسائل تربیتی راه‌ حل ‌های صحیح و علمی را به کار بندند و در تصمیم‌گیری‌های مربوط به امور مدرسه، کمترین خطا را مرتکب و ظرافت‌ها را به خوبی درک کنند. برای تجهیز مدیران به ذهنیت فلسفی و کار بست آن در اداره امور مدرسه، باید ویژگی‌های ذهنی فلسفی را بدانند و به تدریج به این ویژگی‌ها مجهز شوند (همان).

ذهن فلسفی دارای سه بعد، جامعیت، تعمق (ژرف‌نگری) و انعطاف‌پذیری است که در زیر به طور خلاصه به شرح هر یک از آن‌ ها می‌پردازیم:

ب-1- جامعیت: مدیر مدرسه زمانی دارای جامعیت فکری است که چهار نشانه‌ی زیر در او باشد:

1. نگرش به موارد خاص با توجه به ارتباط آن‌ ها با زمینه‌های وسیع:

مدیران و رهبران آموزشی که در هر جزء و مؤلفه مدرسه با توجه به کل قضاوت می‌کنند، موفق‌ترند؛ به عبارت دیگر مدیر زمینه ادراک خود را توسعه می‌دهد و توجه خود را محدود به امر معین نمی‌سازد، یعنی ارتباط امر خاصی را که اکنون در مقابل او قرار دارد به سایر امور درک می‌کند مانند وقتی که مدیر مدرسه در برخورد با غیبت و تأخیر همکارانش، به دنبال علل و عوامل موثر در غیبت آنها است تا برخورد تند با آنان.

2. ایجاد ارتباط بین مسائل حاضر و هدف‌های دور:

ارتباط مسائل روزانه به هدف‌های دور، مستلزم به کار انداختن عقل، تسلط بر عواطف و احساسات و مقاومت در برابر فشار است. برای مثال وقتی مدیر مدرسه‌ای در یک جلسه فوری مجموعه‌ی کارکنانشان را در اخذ یک تصمیم و یا حل یک مشکل مشارکت می‌دهد و از نظر آنان استفاده می کند، در واقع می‌خواهد به این هدف برسد که در طول سال هر زمان که ضرورت ایجاد نماید از مشارکت کارکنانش در امور مختلف واحد آموزشی بهره جوید.

3. به کار بردن قوه تعمیم:

در این اصل بررسی چند موقعیت مشابه و کشف علل و عوامل موثر در به وجود آوردن آن موقعیت و سپس ارائه نظر کلی درباره آن موقعیت مورد نظر قرار می‌گیرد. برای مثال هنگامی که مدیر بر اثر تحقیق متوجه می‌شود دلیل تأخیر کارمند اداره، مشکلات خانوادگی است، در هر بار که او را در این وضعیت مشاهده می‌کند، سعی می‌کند رفتاری متناسب با مسئله روانی او و توأم با دلجویی و به دور از پرخاشگری داشته باشد.

4. توجه به جنبه‌های نظری: یعنی اینکه صرفاً محکوم امور محسوس نباشیم بلکه قوه ابتکار و خلاق ذهن را به کار بیندازیم تا بهتر امور محسوس را دریابیم. به بیان دیگر جنبه‌های نظری یعنی درک صحیح امور خاص و علاقه به تحقیق بیشتر در مورد آنها.

ب-2-تعمق: مدیر مدرسه زمانی تعمق دارد که دارای نشانه‌های زیر باشد:

1. مورد سؤال قرار دادن آنچه دیگران مسلم و بدیهی فرض می‌کنند.
2. کشف امور اساسی و بیان آنها در موقعیت: یعنی مدیر باید بکوشد در هر موقعیت نکات اساسی و تصورات عمده موثر در حل مسائل را درک کند.
3. توجه به اشارات و امور مربوط به جنبه‌های اساسی در هر موقعیت: یعنی فرد ذهن خود را متوجه عمق قضایا می‌کند و به آنچه ظاهر و آشکار است قانع نمی‌شود.
4. قضاوت و حکم با روش فرضیه‌ای قیاسی: یعنی اینکه فرد نیاز ندارد که جزئیات را یک به یک بررسی کند، مشاهده چند مورد کافی است که فکر او را به کار اندازد و در تشریح این موارد اقدام کند و برای توضیح این چند مورد فرضیه یا حکم موقتی صادر نماید.

ب-3- قابلیت انعطاف‌پذیری: منظور از انعطاف‌پذیری پذیرش منطقی روش‌ها و راه‌ حل ‌های جدید است. شخصی دارای انعطاف‌پذیری است که دارای نشانه‌های زیر باشد:

1. رها ساختن خود از جمود روانی: یعنی آن‌ ها هیچ‌گاه خود را به امور خاص و شرایط معین محدود نمی‌سازند و توجه دارند که هر امری را باید در ارتباط با سایر امور و با توجه به هدف‌های دور در نظر گرفت و دائماً در واکنش‌ها تجدیدنظر کرد.
2. ارزش سنجی افکار و نظرات بدون توجه به منبع آن‌ ها: اسمیت معتقد است که چهار عامل زمینه شخصی، شرایط اجتماعی و روانی، ارتباط و تداعی افکار در ذهن و ربط منطقی، باعث اخلال در ارزش سنجی می‌شود که باید به آن‌ ها توجه نمود. همچنین بررسی افکار و نظرات با توجه به منبع و صاحب‌نظر آن و توجه به تجربه‌های گذشته خود، نیز مانع از ارزش سنجی افکار دیگران می‌گردد.
3. توجه به مسائل مورد بحث از جهات متعدد: افرادی که دارای ذهن فلسفی هستند، ابتدا جنبه‌های متناقض متضاد را از هم جدا می‌کنند و جهات مختلف را به وضوح بیان می‌کنند و آنگاه فرضیه‌های مختلف و متنوع را برای حل مسئله طرح می‌کنند.
4. پذیرش نظریه‌ها و قضاوت‌های موقتی و اخذ تصمیم در مواقع مبهم: یعنی فرد به خاطر پیدا کردن حکم مطلق و کلی از قضاوت خودداری نمی‌کند بلکه آنچه در اختیار دارد مورد بررسی و تفسیر قرار می‌دهد و موقتاً قضاوت می‌کند و همیشه توجه دارد. اظهارنظر او در معرض تغییر قرار دارد (خورشیدی،1382).

[1]. Robbins

مهارتهای ادراکی مورد نیاز مدیران در وظایف زیر خلاصه می‌شود:

• نگریستن به موارد خاص در ارتباط با زمینه‌ای وسیع
• شکیبایی در تفکرات عمیق نظری
• کشف امور اساسی و بیان آن‌ ها در هر موقعیت
• توجه به اشارات و امور مربوط به جنبه‌های اساسی قضاوت و حکم به روش فرضیه‌ای قیاسی
• رها شدن از جمود روان‌شناختی
• ارزش سنجی رفتار و نظریات جدا از منبع آن
• مشاهده مسایل از جهات مختلف (اسمیت، 1370).

همه مشاغل مدیریت، مستلزم کاربرد مهارت‌هاست،گر چه در انجام دادن بعضی از وظایف، مهارتهای سه گانه لازم و ملزوم یکدیگرند. با این وجود، ارزش نسبی آن‌ ها در سطوح مختلف، فرق می‌کند.

همان طور که ملاحظه می‌شود، مهارت ادراکی در حقیقت، خود متضمن جنبه‌های فنی و انسانی سازمان نیز هست. با این وجود مفهوم کلمه مهارت، به عنوان توانایی تحویل علم بر عمل باید شخص امکان دهد که وجه تمایز مهارتهای سه گانه یعنی انجام عملیات فنی (مهارت فنی)، درک و برانگیختن افراد و گروه‌ها (مهارت انسانی) و هماهنگ کردن کلیه تلاش‌ها و علایق افراد سازمان را در جهت تحقق هدفی مشترک (مهارت مبتنی بر درک کلی) بازشناسد (کاتز، 1370).

متمایز ساختن مهارت‌های سه گانه مدیریت، صرفاً برای تجزیه و تحلیل قضایا سودمند است اما در عمل، این مهارت‌ها چنان در آمیخته‌اند که به آسانی نمی‌توان گفت در چه هنگامی مهارتی پایان می‌پذیرد و مهارت دیگری تولد می‌یابد. مهارت فنی، زیربنای پیشرفت‌های فراوان و عظیمی است که در زمینه صنعت جدید حاصل شده است. این مهارت برای اثربخشی عملیات ضروری است. با این وجود، مهارت فنی در سطح پایین سازمان از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. همزمان با بالا رفتن مقام مدیر در سلسله‌مراتب سازمان دور شدن عملی او از فعالیت‌های فیزیکی، نیاز به مهارت فنی خود را از دست می‌دهد البته به شرط آن که مرئوسان از مهارت فنی کافی برخوردار باشند و مدیر نیز بتواند در حل معضلات کار به آن‌ ها کمک کند. به نظر می‌آید که مهارت انسانی در سطوح پایین سازمانی، جایی که تماس مستقیم بین سرپرست و مرئوسان زیاد است، حائز اهمیت بسیار است. در رده‌های بالاتر سلسله‌مراتب سازمانی، تعداد این‌گونه تماس های مستقیم و انفرادی رو به کاهش می‌گذارد و نیاز به مهارت ادراکی که لازمه اخذ تصمیم در مورد خط مشی و اقدامات وسیع در سطح شرکت می‌باشد از اهمیت بیشتری برخوردار است.

2-2-2- مهارتهای مدیریتی

نقش مهارتهای مدیریتی، اساس کار مدیریت می‌باشند. لیکن شناخت و فهم این نقش‌ها، موفقیت را تضمین نمی‌کند مدیران برای ایفای موفقیت‌آمیز این نقش‌ها به مهارتهای گوناگون نیاز دارند. مهارت‌ها، توانایی‌های ویژه‌ای هستند که حاصل دانش، اطلاعات، تمرین و استعداد می‌باشد.

چنانچه مهارتهای مدیران را به 3 دسته‌ی مهارتهای فنی، مهارتهای ارتباطی (انسانی) و مهارت‌های تصمیم‌گیری و تفکری تقسیم می‌شوند، ایفای صحیح مدیریت باعث عملکرد بالا و مثبت در سازمان خواهد بود (دهقان، 1386).

شکل 2-2.  مهارت‌ها و نقش‌های مدیریتی

(دهقان،1386: 39)

2-2-2-1- پرورش مهارت‌ها

قبلاً تصور بر این بود که قدرت رهبری در افراد برگزیده و خاص، ذاتی و خدادادی است.

اغلب سخن از «رهبران بالفطره» و فروشندگان «بالفطره» به میان می‌آید. شک نیست که بعضی از مردم در مهارتهای خاصی دارای استعداد و توانایی‌های طبعی و فطری هستند ولی پژوهش نشان می‌دهد که مهارت‌ها را می‌توان بهبود بخشید و حتی کسانی که دارای استعداد و قابلیت‌های ذاتی نیستند نیز می‌توانند بر میزان کار آیی و عملکرد خویش بیفزایند

پرورش مهارتهای فنی سال‌ها مورد توجه مؤسسات آموزشی بوده است و به همین جهت در این زمینه پیشرفت‌های زیادی حاصل گردیده است. پایه‌ریزی محکم هر یک از تخصص‌ها، از نظر اصول، ساخت و روش‌ها توأم با تمرین و تجربه عملی شخصی بسیار سودمند است.

پرورش مهارت انسانی:

اساس و پایه پرورش مهارتهای انسانی در دانشگاه‌ها و سایر مراکز علمی بر روان‌شناسی، جامعه‌شناسی و مردم‌شناسی استوار است. مدیر باید سعی کند مهارت انسانی را در خود پرورش دهد تا در کار خود موفقیت حاصل کند. این آموزش‌ها فرد را در زمینه‌های زیر یاری می‌کند تا بتواند مهارت انسانی خود را در حد اعلا پرورش دهد:

1. درک احساسات و عواطف خویش
2. طرز تلقی درست از تجربیات خود و ارزشیابی مجدد آنان
3. قدرت درک آنچه را که دیگران به گفتار یا کردار بیان می‌کند
4. توانایی انتقال موفقیت‌آمیز عقاید و گرایش‌های خود به دیگران.

پرورش مهارتهای ادراکی:

برای پرورش این مهارت نیز روش‌های چندی به‌کاررفته است اما نتایج آن‌ ها متفاوت بوده است. ولی بهترین نتایج همیشه از طریق کاربرد روش آموزش و پرورش مرئوسان به وسیله سرپرستان آن‌ ها به دست آمده است. یکی از راه‌هایی که سرپرست بدان وسیله می‌تواند به «آموزش وپرورش» مرئوسان خود کمک کند این است که مسئولیت خاصی را به مرئوسی محول کند و هر گاه این مرئوس تقاضای کمک کند به جای آن به سؤال‌های او پاسخ دهد، خود از او هوشمندانه سؤال‌هایی کند که او را به تفکر وادارد. یکی از عالی‌ترین روش‌های پرورش مهارت ادراکی، آموزش حرفه‌ای است. بدین معنی که سرپرست، جوانان مستعد سازمان را از کاری به کار دیگری که از لحاظ مسئولیت در یک سطح قرار دارند انتقال می‌دهد و بدین وسیله به آن‌ ها فرصت می‌دهد تا کار سایر همکاران خود را بیاموزند. روش‌های دیگری نیز وجود دارد نظیر ماموریتهایی که با مسائل و مشکلات متقابل ادارات ربط دارد، انجام وظیفه درست اعضای هیئت‌مدیره برای روسای بخش‌های پایین، یا برای گروه‌های بزرگ تر، دوره‌های بررسی قضایای اداری به شرط آنکه فقط قضایای مورد استفاده قرار گیرند که مسائل کلی مدیریت و هماهنگی متقابل ادارات را در بر گیرد، سودمند خواهد بود (برگر،1995؛ به نقل از دهقان،1386).

2-3-  مبانی نظری مدیریت زمان

2-3-1-  مبانی نظری مهارتهای سازمانی مدیریت زمان

مهارتهای سازمانی مدیریت زمان شامل شش بعد می‌باشد که عبارت‌اند از: هدف‌گذاری، اولویت‌بندی اهداف و فعالیت‌ها، برنامه‌ریزی عملیاتی، تفویض اختیار، مدیریت ارتباطات، مدیریت جلسات.

 مهارتهای فنی سال‌ها مورد توجه مؤسسات آموزشی بوده است و به همین جهت در این زمینه پیشرفت‌های زیادی حاصل گردیده است. پایه‌ریزی محکم هر یک از تخصص‌ها، از نظر اصول، ساخت و روش‌ها توأم با تمرین و تجربه عملی شخصی بسیار سودمند است.

پرورش مهارت انسانی:

اساس و پایه پرورش مهارتهای انسانی در دانشگاه‌ها و سایر مراکز علمی بر روان‌شناسی، جامعه‌شناسی و مردم‌شناسی استوار است. مدیر باید سعی کند مهارت انسانی را در خود پرورش دهد تا در کار خود موفقیت حاصل کند. این آموزش‌ها فرد را در زمینه‌های زیر یاری می‌کند تا بتواند مهارت انسانی خود را در حد اعلا پرورش دهد:

1. درک احساسات و عواطف خویش
2. طرز تلقی درست از تجربیات خود و ارزشیابی مجدد آنان
3. قدرت درک آنچه را که دیگران به گفتار یا کردار بیان می‌کند
4. توانایی انتقال موفقیت‌آمیز عقاید و گرایش‌های خود به دیگران.

پرورش مهارتهای ادراکی:

برای پرورش این مهارت نیز روش‌های چندی به‌کاررفته است اما نتایج آن‌ ها متفاوت بوده است. ولی بهترین نتایج همیشه از طریق کاربرد روش آموزش و پرورش مرئوسان به وسیله سرپرستان آن‌ ها به دست آمده است. یکی از راه‌هایی که سرپرست بدان وسیله می‌تواند به «آموزش وپرورش» مرئوسان خود کمک کند این است که مسئولیت خاصی را به مرئوسی محول کند و هر گاه این مرئوس تقاضای کمک کند به جای آن به سؤال‌های او پاسخ دهد، خود از او هوشمندانه سؤال‌هایی کند که او را به تفکر وادارد. یکی از عالی‌ترین روش‌های پرورش مهارت ادراکی، آموزش حرفه‌ای است. بدین معنی که سرپرست، جوانان مستعد سازمان را از کاری به کار دیگری که از لحاظ مسئولیت در یک سطح قرار دارند انتقال می‌دهد و بدین وسیله به آن‌ ها فرصت می‌دهد تا کار سایر همکاران خود را بیاموزند. روش‌های دیگری نیز وجود دارد نظیر ماموریتهایی که با مسائل و مشکلات متقابل ادارات ربط دارد، انجام وظیفه درست اعضای هیئت‌مدیره برای روسای بخش‌های پایین، یا برای گروه‌های بزرگ تر، دوره‌های بررسی قضایای اداری به شرط آنکه فقط قضایای مورد استفاده قرار گیرند که مسائل کلی مدیریت و هماهنگی متقابل ادارات را در بر گیرد، سودمند خواهد بود (برگر،1995؛ به نقل از دهقان،1386).

2-3-  مبانی نظری مدیریت زمان

2-3-1-  مبانی نظری مهارتهای سازمانی مدیریت زمان

مهارتهای سازمانی مدیریت زمان شامل شش بعد می‌باشد که عبارت‌اند از: هدف‌گذاری، اولویت‌بندی اهداف و فعالیت‌ها، برنامه‌ریزی عملیاتی، تفویض اختیار، مدیریت ارتباطات، مدیریت جلسات.

 2-3-1-1- هدف‌گذاری

علاقه بند بیان می‌دارد، هدف‌ها، نتایج مطلوبی است که فعالیت سازمان در جهت آن‌ ها هدایت می‌شود، اهداف انتظاراتی به وجود می‌آورند که ملاک‌های تصمیم‌گیری قرار می‌گیرند (معین، 1387).

هدف، نتیجه مطلوبی است که رفتار، در جهت آن هدف می‌شود. نتایجی که رفتار، عملاً، در جهت آن‌ ها هدایت می‌شود، هدف‌های واقعی را تشکیل می‌دهند. هدف‌ها در معرض تغییر و تحول قرار دارند. تغییر هدف‌ها در نتیجه کار و تجربه باهدف ها و تحت تأثیر عوامل و نیروهای داخلی و خارجی صورت می‌گیرد (شعبانی،1381).

2-3-1-2- اولویت‌بندی اهداف و فعالیت‌ها

اسلامی (1373) می‌گوید: یکی از بزرگ‌ترین ذخیره کنندگان وقت، انجام امور بر اساس اولویت است. وی می‌گوید با انجام امور بر اساس اولویت، هرگز کارهای مهم بر زمین نمی‌ماند وقت به امور غیرضروری اختصاص نمی‌یابد اولویت‌بندی امور نیازمند آن است که فرد نسبت به کارهایی که می‌خواهد انجام دهد، آگاهی لازم را داشته باشد. اولویت‌بندی بدین معنی است که مشخص کنیم کدامیک از وظایف بالاترین اهمیت را داراست کدامیک از درجه اهمیت کمتری برخوردار است و کدامیک از فعالیت‌ها در پایین‌ترین سطح اولویت‌ها می‌باشد.

برنامه یعنی رهنمودی که بدان وسیله سازمان برای رسیدن به هدف‌هایش منابع مورد نیاز را تأمین می‌کند و آن‌ ها را در راه دستیابی به هدف‌های مورد نظر به مصرف می‌رساند (استونر،1382).

عدم وجود برنامه، باعث بحران مدیریتی می‌شود. برنامه‌ریزی وقت می‌گیرد، ولی در حقیقت باعث حفظ اوقات در درازمدت است و کلید اصلی در بهره‌برداری موثر از وقت می‌باشد. مدیرانی که برنامه‌ریزی نمی‌کنند و فقط دنبال حل مشکلات روزمره هستند، هرگز برای مشکلاتی که بروز می‌کنند، از قبل آمادگی کسب نکرده‌اند. برنامه‌ریزی، بسیاری از اقداماتی را که فرد در روزهای مختلف باید انجام دهد، مشخص کرده و از روزمرگی در امور جلوگیری می‌کند (اسلامی، 1373).

2-3-1-4- تفویض اختیار

تفویض ممکن است به شکل انتقال کامل وظایف از یک سطح بالاتر به سطح پایین تر تعریف شود. اغلب کارکنان مشتاق‌اند که مسئولیت بیشتری بپذیرند. تفویض اختیارات بیشتر، لیاقت وکارآیی را افزایش می‌دهد، غالباً به عهده کسانی است که احتمالاً نمی‌توانند در جریان تمام وقایعی که اتفاق می‌افتد، باشند (هاگمن،1380).

تفویض اختیار عبارتی است که معمولاً به صورت غلط تعبیر شده است و در موارد مختلف، به اشتباه از آن استفاده می‌گردد. تفویض اختیار زمانی معنی میابد که شما یکی از اعضا را آگاهانه انتخاب کنید و اختیار بخش از کاری را که وظیفه معمول خودتان است و در ازای انجام آن حقوق می‌گیرند به او واگذارید (الکوک،1382).

2-3-1-5- مدیریت ارتباطات

هر انسان از طریق شبکه‌ای از روابط با دیگران ارتباط برقرار می‌کند. علت وجودی چنین رابطه‌ای این است که ما برای رسیدن به هدف‌های خود به حمایت و پشتیبانی متقابل یکدیگر نیاز داریم (استونر،1379).

علاقه بند (1387) در تعریف ارتباط و بیان جایگاه آن در امور سازمان‌ها می‌گوید: «ارتباط، فراگرد تفهیم و تفهم  یا انتقال معانی  میان اشخاص و گروههاست. فعالیت وهمکاری در محیط سازمانی مستلزم وجود روابط انسانی توام با اعتماد متقابل میان مدیر و کارکنان است. روابط انسانی در پرتو ارتباط پدید می آید».

2-3-1-6- مدیریت جلسات

با رعایت بعضی از موارد می‌توان از اتلاف وقت در جلسات جلوگیری کرد:

1. محورها و اهداف اصلی جلسه مشخص شود.
2. افرادی که حضورشان در جلسه ضرورت دارد، دعوت شوند.
3. تاریخ و ساعت و محل تشکیل جلسه مشخص شود.
4. وقت لازم به محورهای اساسی بحث تخصیص داده شود (اسلامی، 1373).

2-3-2- تعاریف مدیریت زمان

گریگز می‌گوید: مدیریت زمان آن دسته از توانایی‌ها و مهارت‌هایی است که به کنترل بهینه زمان توسط فرد منجر می‌شود (ملک آرا، 1388).

به نظر سروش، مدیریت زمان ارائه شیوه‌های عملی و موثر صرفه‌جویی در وقت و مهار کردن آن جهت دستیابی به موقعیت بیشتر در کار وزندگی است. این شیوه‌ها عبارت‌اند از هدف‌گذاری، تعیین اولویت‌ها و رعایت اولویت‌ها (همان).

بهره‌برداری مطلوب از وقت در جهت دستیابی به اهداف مدیریت زمان یعنی به حساب آوردن هر دقیقه، حذف کارهای غیرضروری و پرداختن به ماهیت اصلی کاراست (ایمانی جاجرمی،1380).

2-3-3- اهمیت مدیریت زمان:

اگر باور داشته باشیم که زمان تنها ثروت غیرقابل ذخیره جهان است که در آن صورت می‌توان جمله معروف «وقت طلاست» را درک کرد. ارزش زمان از وقتی مطرح شد که انسان پی برد توسط این عنصر می‌تواند به خیلی از خواسته‌های خودش برسد و یا دور بماند و محدودیت عمر انسان برای دستیابی بر اهدافش جنگی را میان انسان و زمان آغاز کرده زیرا انسان همیشه با این ذهنیت و تفکر همراه است که زمان کمی را در اختیار دارد وبی جهت نیست پروفسور حسابی با آن همه کارنامه درخشان در آخرین روزهای زندگی‌اش اشاره کرده است؛ «هزاران کار نکرده دارم.» چه بسا اگر همین محدودیت و جنگ میان انسان و زمان نبود، او هیچ انگیزه‌ای برای دستیابی به اهدافش نداشت و با خود فکر می‌کرد که حالا وقت دارد (مجوزی،1381).

کنترل زمان و مدیریت آن یعنی به اختیار درآوردن بازه زمانی تأثیرگذار بر یک تصمیم و جدا کردن آن بازه از قطار زمان، به نحوی که گذر زمان بر آن تصمیم بی‌اثر شود. لحظه‌ای که ما توانایی آن را داشته باشیم که تصمیمات مناسبی اتخاذ یا انتخاب کنیم که گذر زمان بر اجرای آن‌ ها بی‌تأثیر باشد می‌توان این‌گونه تعریف کرد: تثبیت عامل زمان در تصمیم‌گیری‌های آگاهانه (درودی، بی‌تا،به نقل از حراج چی،1390).

اساس مدیریت زمان بر مبنای انجام امور مهم و صرف زمان تا حد امکان برای کارهای مهم است. اکثر ما در این مورد خوب عمل نمی‌کنیم. ما زمان کافی صرف فکر کردن در امور مهم نمی‌کنیم. نتیجه تعیین مهم بودن یک چیز انجام دادن یا ندادن آن نیست، زیرا بسیاری امور بی‌اهمیت وجود دارند که شما باید به آن‌ ها بپردازید. نتیجه تعیین اهمیت یک چیز مشخص کردن مدت زمانی است که باید صرف آن گردد. شما باید هر چه قدر می‌توانید زمان بیشتری صرف امور بااهمیت خود کنید سپری کردن زمانی اندک برای امور مهم و تلف کردن زمان برای چیزهای بی‌اهمیت واقعاً یک جرم است و باید برای انجام این جرم بعدها تاوان پس دهید و تاوان آن پشیمانی است (کرافت[1]،1385)

[1]. Kraft